はじめに
企業や組織において、複数の書類やファイルの提出状況を管理することは日常的な業務です。特に、定期的に同じ種類の書類を複数の担当者から収集する場合、「誰が何を提出済みで、何が未提出なのか」を把握することは煩雑な作業となります。
本記事では、Excel VBAを活用して、ファイル名の取得から加工、提出状況の確認まで一連の作業を自動化するマクロツールについて紹介します。
ツールの概要
主な機能
本ツールは以下の5つの主要機能で構成されています：
- 初期設定機能 – 専用の管理シートとボタンを自動生成
- ファイル選択・一覧作成機能 – 複数ファイルを選択してリスト化
- ファイル名加工機能 – 設定したルールに基づいてファイル名を自動整形
- 未提出書類チェック機能 – マスターリストと照合して未提出を可視化
- クリア機能 – データの初期化
想定される利用シーン
- 月次報告書の収集管理
- プロジェクトの成果物管理
- 研修課題の提出状況確認
- 各部署からの定期報告書の管理
- イベント参加申込書類の確認
技術仕様
- 動作環境: Microsoft Excel 2016以降
- 実装方式: VBA標準モジュール
- 必要な設定: マクロの有効化（.xlsm形式での保存）
機能詳細
1. ファイル名加工機能の活用例
ファイル名の命名規則が統一されていない場合でも、柔軟に対応できる4つの加工方法を提供しています。
文字位置で抽出
例：「202501_営業報告書_東京支店.xlsx」から「営業報告書」を抽出 設定：開始位置=8、終了位置=13 結果：「営業報告書」
区切り文字で抽出
例：「売上データ_2025年1月_確定版.xlsx」から「2025年1月」を抽出 設定：区切り文字=「_」、部分番号=2 結果：「2025年1月」
開始位置から文字数
例：「RPT20250131_月次レポート.pdf」から日付部分を抽出 設定：開始位置=4、文字数=8 結果：「20250131」
文字列を置換/削除
例：「【提出済】企画書_ver3.docx」から【提出済】を削除 設定：対象文字列=「【提出済】」、置換後文字列=（空欄） 結果：「企画書_ver3.docx」
2. 未提出書類チェックの仕組み
本機能は、事前に用意した「提出物マスターリスト」と実際に収集したファイルを照合し、未提出の書類を特定します。
処理フロー：
- F列に提出されるべき書類名をリスト化（マスターリスト）
- 実際に収集したファイル名をA列に取り込み
- 設定したルールでファイル名を加工（B列）
- マスターリストと加工後ファイル名を比較
- 未提出書類をG列にリスト化し、F列の該当項目を赤色でハイライト
3. シートレイアウト
管理シートは以下のような構成で自動生成されます：[A列] 元ファイル名 - 選択したファイルの名前がそのまま表示 [B列] 加工後ファイル名 - ルールに基づいて加工された名前 [E列] 加工ルール設定エリア - 加工方法とパラメータを設定 [F列] 提出物マスターリスト - 提出されるべき書類のリスト [G列] 未提出リスト - チェック結果として未提出書類を表示
導入手順
ステップ1：VBAコードの設置
- Excelを起動し、新規ブックを作成
Alt + F11キーでVBAエディタを開く- メニューから「挿入」→「標準モジュール」を選択
- 提供されたVBAコードを貼り付け
- ファイルを
.xlsm形式で保存
ステップ2：初期設定の実行
Alt + F8キーでマクロ一覧を表示- 「初期設定」を選択して実行
- 「ファイル管理シート」が自動作成される
ステップ3：基本操作
- 事前準備
- E4セルで加工方法を選択
- E5、E6セルにパラメータを入力
- F列4行目以降に提出物マスターリストを入力
- ファイル処理
- 「ファイル選択」ボタンで対象ファイルを選択
- 自動的にファイル名が取得・加工される
- チェック実行
- 「比較実行」ボタンで未提出書類をチェック
- 結果がG列に表示、F列の未提出項目が赤色表示
活用のポイント
効率的な運用のために
- マスターリストの管理
- マスターリストは一度作成すれば繰り返し使用可能
- 定期的な業務では、マスターリストをテンプレート化
- ファイル名規則の統一
- 可能な限りファイル名の命名規則を統一
- 規則が統一できない場合は、加工ルールで吸収
- 定期実行の効率化
- 加工ルール設定を保存しておけば、次回以降は「ファイル選択」と「比較実行」のみで処理完了
エラー対処
- #N/A表示: 加工パラメータが不適切な場合に表示。設定を見直してください
- 「比較対象のリストがありません」: マスターリストまたは加工後ファイル名が空の状態。両方のリストが存在することを確認
セキュリティに関する注意事項
- マクロを含むファイルを開く際は、信頼できる送信元からのファイルであることを確認
- 組織のセキュリティポリシーに従ってマクロの実行を許可
- 重要なデータを扱う場合は、処理前にバックアップを作成
カスタマイズの可能性
本ツールのVBAコードは、以下のようなカスタマイズが可能です：
- 加工方法の追加（正規表現による抽出など）
- 提出済みファイルの自動移動機能
- 提出状況のレポート出力機能
- メール通知機能との連携
まとめ
本ツールは、Excel VBAを活用することで、煩雑なファイル管理業務を大幅に効率化します。特に以下のようなメリットがあります：
- 作業時間の短縮 – 手作業での照合作業が不要
- ミスの削減 – 自動処理により見落としを防止
- 視覚的な確認 – 色分けによる直感的な把握
- 柔軟な対応 – 様々なファイル名形式に対応可能
定期的な書類収集業務を抱えている方は、ぜひ本ツールの導入を検討してみてください。Excel 2016以降であれば追加ソフトウェアなしで利用可能で、業務効率化に即座に貢献できるツールとなっています。
技術的な補足
VBAコードの構造
本マクロは以下の設計方針に基づいて実装されています：
- モジュール化: 各機能を独立したプロシージャとして実装
- エラーハンドリング: 想定される操作ミスに対する適切なメッセージ表示
- ユーザビリティ: 直感的なボタン配置と分かりやすい画面構成
パフォーマンスについて
- 1000ファイル程度までは快適に動作
- それ以上の大量ファイルを扱う場合は、処理を分割することを推奨
本ツールを活用することで、日々の書類管理業務がより効率的になることを期待しています。